Unter Korrespondenz wird Briefwechsel bzw. Briefverkehr verstanden. Demnach gehört die Korrespondenz zum Gebiet der schriftlichen Kommunikation. Egal, ob Geschäftsbrief oder E-Mail - moderne Geschäftskorrespondenz erfordert zum einen einen lebendigen und adressatenorientierten Sprachstil, zum anderen die Anwendung betriebswirtschaftlicher und rechtlicher Fachkenntnisse.
Aufgabe der Korrespondenz ist es, ein Gespräch zwischen Geschäftspartnern, das nicht immer möglich ist, durch das geschriebene Wort zu ersetzen oder die Ergebnisse einer mündlichen Aussprache festzuhalten. Unternehmerinnen müssen beanstanden und mahnen, Erkundigungen einholen, Auskünfte erteilen, Verträge schließen usw. Somit kommt dem Geschäftsbrief in verschiedenen Bereichen eine große Bedeutung zu.
Da ein Schreiben immer Rückschlüsse auf den Verfasser/die Verfasserin zulässt, müssen das Äußere eines Geschäftsbriefes und seine Formulierung frei von Beanstandungen sein.
Für den Aufbau und den Inhalt eines Geschäftsbriefes gelten grundsätzlich folgende drei Anforderungen:
- Übersichtlicher Aufbau
- Beschränkung auf das Wesentliche
- Klare, adressatenorientierte Sprache
Quelle: Gladigau, Breitkreutz, Richter: Gutes Deutsch, gute Briefe. Fachbuch für Korrespondenz in Wirtschaft und Verwaltung. Braunschweig 2014, S. 3ff.